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Il Libro Unico del Lavoro si stampa! Anzi, No!
Lunedì 15 Giugno 2009
autore: Andrea Lisi Confusione sul sito del Ministero del Lavoro:
Il Libro Unico del Lavoro si stampa! Anzi, No!
Scrivereste un contratto con un Vs. futuro partner commerciale sul bagnasciuga
di una spiaggia? Per carità, si avvicina l’estate e probabilmente ci
capiterà di sottoscrivere contratti sotto gli ombrelloni davanti a uno
splendido mare azzurro turchese, ma continueremo ad utilizzare carta e penna (o,
meglio, pc e firma digitale) per siglare con certezza i nostri contratti e i
nostri documenti e non ci sogneremo mai di utilizzare la sabbia, quale idoneo
supporto di conservazione delle nostre manifestazioni di volontà! O mi sbaglio?
Scrivo questo perché un qualsiasi documento informatico per sua natura
è modificabile e non facilmente attribuibile a qualcuno e, proprio per
questa sua caratteristica che lo rende “volatile” (1) in mancanza di firme
elettroniche e tecniche di conservazione, un qualsiasi documento informatico è
più simile alla scrittura su sabbia piuttosto che alla scrittura su carta!
Lo sanno bene quei docenti napoletani che qualche mese fa si sono visti
“taroccare” le graduatorie per l’assegnazione dei posti di supplenza
perché questi elenchi erano disponibili su file non conservati a norma di legge
e facilmente manipolabili da malintenzionati (2).
Insomma, un file informatico, se non è formato e conservato
correttamente, non può sostituire il documento cartaceo sottoscritto.
Questo dovrebbe essere ormai chiaro a tutti, considerando che ci sono normative
specifiche in tal senso, in vigore da tempo nel nostro ordinamento. Tanto che
dovrebbe essere superfluo ricordare la valenza formale e probatoria di un
documento firmato digitalmente e marcato temporalmente; documento che ex
lege va necessariamente conservato in modo permanente attraverso specifiche
modalità informatiche (3). Così come dovrebbe essere a tutti manifesto che
oggi gli archivi cartacei possono essere “dematerializzati”, se sottoposti a
complesse tecniche di conservazione sostitutiva (4).
Quanto riferito dovrebbe essere a tutti noto, anche e soprattutto a chi queste
norme, in modo innovativo, le sta cavalcando istituzionalmente in questi ultimi
anni. Da ultimo, il Ministero del Lavoro, sollecitato in tal senso dalla Legge
133/2008, ha emesso il Decreto del 9 luglio 2008 e successivamente la Circolare
n. 20/2008 pubblicata il 21 agosto 2008 (5), attraverso i quali si è
avviato un importante processo di semplificazione, autorizzando tra le altre
cose la tenuta informatica del Libro Unico del Lavoro (LUL)
secondo le regole tecniche attualmente in vigore e in linea con la normativa
privacy (6).
Alla luce di queste importanti normative, si era compreso che il LUL poteva
essere tenuto in tre modalità distinte:
a) a elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a
ciclo continuo, con numerazione di ogni pagina e vidimazione;
b) a stampa laser, con autorizzazione preventiva da parte
dell’INAIL;
c) su supporti magnetici, seguendo le regole tecniche
attualmente in vigore (7), previa apposita comunicazione scritta, anche a
mezzo fax o e-mail, alla Direzione provinciale del lavoro competente per
territorio, prima della messa in uso, con indicazione dettagliata delle
caratteristiche tecniche del sistema adottato.
Per quanto riguarda la tenuta informatica del LUL, si era inteso con una
ragionevole dose di certezza che i documenti informatici che compongono il LUL
devono avere la forma di documenti statici non
modificabili e devono essere emessi con l’apposizione
del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica del
tenutario (datore di lavoro, consulente o associazione di
categoria), al fine di garantirne l’attestazione della data, l’autenticità
e l’integrità.
Essi possono essere memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la
leggibilità nel tempo, purché sia sempre assicurato l’ordine cronologico e
non vi sia soluzione di continuità tra un periodo di paga e l’altro.
Il processo di conservazione deve chiudersi per ogni
periodo di paga entro il termine di registrazione, cioè entro il 16 del mese
successivo (8), con l’apposizione di una ulteriore firma
digitale sul lotto di registrazioni mensili a cura del Responsabile della sua
conservazione, oltre che di una marca temporale da apporre, quindi, all’intera
scritturazione di paghe e presenze in scadenza (9). Appare superfluo riferire che,
in caso di tenuta cartacea, il termine di registrazione corrisponde al momento
ultimo entro il quale effettuare la stampa del registro.
Inoltre, devono essere consentite le funzioni di ricerca,
estrazione dagli archivi informatici e associazione logica dei dati in relazione
a nome, cognome, codice fiscale e data.
Il LUL su supporti magnetici deve essere reso leggibile e, a richiesta,
disponibile su supporto cartaceo o in formato elettronico, in caso di verifiche,
controlli o ispezioni.
Ecco tutto sembrava piuttosto chiaro, o quanto meno interpretabile in modo
lineare con la normativa attualmente in vigore in materia di documento
informatico e conservazione sostitutiva (10), sino a quando non si è avuto
modo di leggere un’ambigua presa di posizione ministeriale. Si fa riferimento
ad un recente documento pubblicato sul sito istituzionale del Ministero
(FAQ LUL) contenente una serie di articolate risposte a
specifiche domande in materia di LUL (11).
In particolare si fa riferimento alla risposta del Ministero a questa
specifica domanda:
Una azienda adottata quale soluzione per la tenuta del Libro Unico la Stampa
Laser con autorizzazione preventiva richiesta e rilasciata alla Società di
Software dalla Direzione Centrale Rischi dell'Inail. La procedura in questione
genera dei file pdf con l'indicazione della data e dell'ora di produzione, del
numero progressivo della pagina, del numero di autorizzazione attribuito e
relativa data nonchè il codice della Sede Inail che ha rilasciato
l'autorizzazione. Potendo disporre in tempo reale del file in caso di richiesta
ispettiva e tenuto conto della logica semplificatrice che sta alla base della
introduzione del Libro Unico, è necessario provvedere alla stampa "fisica" del
libro unico da parte della Società con relativo obbligo ed onere di esatta
conservazione per 5 anni dello stesso o, piuttosto, è sufficiente "salvare" il
file per poi produrlo solo in caso di ispezione?
Risposta del Ministero: La modalità di tenuta del
LUL a stampa laser prevede almeno una stampa (quella di consegna al lavoratore).
Chiaramente la conservazione/archiviazione su CD o altro supporto della stampa
in "pdf" non sostituisce (nella modalità a stampa laser) la tenuta cartacea ma
ne è un utile surrogato in sede di vigilanza. Quindi nessun illecito e nessuna
sanzione purché ai lavoratori venga concessa la facoltà di ottenere la copia
del LUL quale cedolino paga in forma cartacea e a condizione che, su richiesta
degli organi ispettivi, si sia in grado di fornire la "stampa laser" nella
modalità cartacea.
Il Ministero ha fornito, ad avviso di chi scrive, una risposta ambigua e
fuorviante e comunque molto pericolosa, se non la si legge in modo rigido e
allineato con la normativa tecnica in materia di conservazione sostitutiva
(richiamata dallo stesso Ministero nel decreto del 9 luglio). Infatti, se non si
dice con fermezza che la stampa della registrazione effettuata in favore del
lavoratore è obbligatoria (e non si tratta, quindi, di una semplice facoltà
del lavoratore quella di ottenere questa stampa) e non si precisa che la
“seconda copia” è eventualmente conservabile in maniera sostitutiva con
firma digitale e soprattutto marca temporale, dove va a finire la certezza nella
tempistica di stampa da rispettare? Che fine fanno, altrimenti, le garanzie
sulla data di formazione, sulla immodificabilità e sulla conservazione del
documento? (12)
E soprattutto, se il lavoratore non stampa, come faccio a dimostrare che il mio
.pdf che esibisco e stampo oggi non è stato alterato artificiosamente e
soprattutto che ho rispettato le tempistiche di compilazione del LUL previste
nella normativa primaria? Vogliamo veramente legittimare una tenuta e
conservazione su sabbia del Libro Unico del Lavoro?
Andrea Lisi (*)
(*) Presidente
Associazione Nazionale Operatori e Responsabili della Conservazione digitale dei
documenti
Docente Scuola di Specializzazione Professioni Legali Università del
Salento
Coordinatore del Digital&Law Department Studio Legale Lisi –
www.studiolegalelisi.it.
(1) Così si è espressa in proposito anche
la Corte di Cassazione con sentenza n. 2912 del 2004, laddove ha affermato che:
«Le informazioni tratte da una rete telematica sono per natura volatili e va
esclusa la qualità di documento in una copia su supporto cartaceo che non
risulti essere stata raccolta con garanzie di rispondenza all’originale e di
riferibilità ad un ben individuato momento».
(2) Perquisizioni al Provveditorato agli
Studi: «taroccate» le graduatorie docenti, articolo pubblicato in data 6
aprile 2009 sul Corriere del Mezzogiorno, disponibile alla pagina https://corrieredelmezzogiorno.corriere.it/napoli/notizie/cronac
a/2009/6-aprile-2009/perquisizioni-provveditorato-taroccate-graduatorie-docenti-
1501157774995.shtml. Notizia disponibile anche alla pagina https://www.noiconsumatori.org/articoli/articolo.asp?ID=2016
.
(3) ART. 43 Codice dell’Amministrazione
Digitale (Riproduzione e conservazione dei documenti)
(…) 3. I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per
legge o regolamento, possono essere archiviati per le esigenze correnti anche
con modalità cartacee e sono conservati in modo permanente con modalità
digitali.
(4) Per approfondire queste tematiche si
consiglia di visitare il sito dell’Associazione Nazionale Operatori e
Responsabili della Conservazione digitale dei documenti – www.anorc.it.
(5) Il Ministero del Lavoro, della Salute e
delle Politiche Sociali ha pubblicato di recente un utile Vademecum sul Libro
Unico del Lavoro disponibile sul sito web dell’ANORC (Ass. Nazionale Operatori
e Responsabili della Conservazione sostitutiva) alla pagina https://www.anorc.it/notizia/79_Libro_Unico_del_Lavoro__on_line_
il_Vademecum.html.
(6) All’art. 1 comma 1 del Decreto
ministeriale del 9 luglio 2008 si dice testualmente che fermo restando
l’obbligo, in fase di stampa, di attribuire a ciascun foglio una numerazione
sequenziale, conservando eventuali fogli deteriorati o annullati, la tenuta e la
conservazione del libro unico del lavoro può essere effettuata mediante la
utilizzazione di uno dei seguenti sistemi:
a) a elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a
ciclo continuo, con numerazione di ogni pagina e vidimazione prima della messa
in uso presso l’Inail o, in alternativa, con numerazione e vidimazione
effettuata, dai soggetti appositamente autorizzati dall’Inail, in sede di
stampa del modulo continuo;
b) a stampa laser, con autorizzazione preventiva, da parte
dell’Inail, alla stampa e generazione della numerazione automatica;
c) su supporti magnetici, sui quali ogni singola scrittura
costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni in
precedenza effettuate, o ad elaborazione automatica dei dati, garantendo oltre
la consultabilità, in ogni momento, anche la inalterabilità e la integrità
dei dati, nonché la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite, nel
rispetto delle regole tecniche di cui all’articolo 71 del decreto legislativo
7 marzo 2005, n. 82; tali sistemi sono sottratti ad obblighi di vidimazione ed
autorizzazione, previa apposita comunicazione scritta, anche a mezzo fax o
e-mail, alla Direzione provinciale del lavoro competente per territorio, prima
della messa in uso, con indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche
del sistema adottato.
Inoltre, l’art. 6 comma 1 dello stesso Decreto precisa che il datore di lavoro
ha l’obbligo di conservare il libro unico del lavoro per la durata di cinque
anni dalla data dell’ultima registrazione e di custodirlo nel rispetto del
decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, in materia di protezione dei dati
personali.
(7) Si fa riferimento alle regole tecniche di
cui all’art. 71 del D.Lgs. 07/03/2005, n. 82 (si fa presente che le regole
tecniche attualmente in vigore sono contenute nella Deliberazione CNIPA n.
11/2004 e nel DPCM 23 gennaio 2004).
(8) Come previsto dall’art. 39 della L.
133/08.
(9) E’ consentita l’apposizione della
marca temporale su più blocchi dell’elaborato qualora sia stato necessario
suddividere la scritturazione del singolo mese di riferimento per problemi
legati alla grandezza del file. E’ utile, inoltre, creare e portare in
conservazione l’impronta dell’evidenza informatica, anch’essa soggetta a
validazione temporale, del periodo di conservazione precedente al fine di
garantire il dovuto collegamento con le registrazione effettuate in precedenza e
garantire così la “sequenzialità cronologica” delle operazioni effettuate
digitalmente.
(10) Per approfondire la tematica del LUL,
si consiglia la lettura della Guida alla tenuta informatica e alla corretta
conservazione digitale del libro unico del lavoro pubblicata sul sito www.anorc.it alla pagina https://www.anorc.it/notizia/103_Guida_alla_tenuta_informatica_e
_alla_corretta_conservazione_digitale_del_li.html.
(11) Acquisibile alla pagina https://www.lavoro.gov.it/Lavoro/LibroUnico/FAQ_LUL_Vigilanza.ht
m.
(12) Le stesse domande si potrebbero porre
oggi e valere da monito alla Corte di Cassazione, la quale si è pronunciata in
modo piuttosto disarmante in materia fiscale, con la sentenza 25 febbraio 2009,
n. 4502. Per leggere il testo della sentenza e un rapido commento si consigli
di visitare il sito www.anorc.it alla pagina https://www.anorc.it/notizia/104_La_fotocopia_di_una_fattura_ric
evuta_via_telefax_non___valida_ai_fini_della.html.
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In alternativa, puoi contattare direttamente lo Studio ai recapiti indicati nell'apposita sezione "CONTATTACI" (l'assistenza prestata non è gratuita).
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Lunedì 25 Novembre 2024
